6 dicas de gerenciamento de tempo para proprietários de pequenas empresas
Como proprietário de uma pequena empresa, você sabe que o tempo é o seu maior patrimônio. Você pode perder dinheiro e recuperá-lo. Você pode até perder um negócio e recuperá-lo. Mas o tempo é irrecuperável. É por isso que você precisa protegê-lo.
Aqui estão nossas 6 dicas de gerenciamento de tempo para pequenos empresários
1. Comece com o registro de horas.
Antes de fazer qualquer outra coisa, é necessário concluir pelo menos um dia de registro. Pegue uma folha de papel ou uma planilha (dependendo de suas próprias preferências) e comece a partir do momento em que você acorda até o momento em que dorme à noite.
Seu trabalho é rastrear cada minuto do seu dia, listando a tarefa e a quantidade total de tempo gasto. Você precisa acompanhar tudo (e eu realmente quero dizer tudo!) Para que isso seja útil. Tente não mudar seu comportamento neste dia. Apenas certifique-se de medir o que você consideraria um dia de trabalho "típico" para você.
2. Identifique seus grandes desperdiçadores de tempo.
Depois de concluir um dia de registro de horas, você verá rapidamente onde está perdendo muito tempo. Faça o registro do seu tempo e totalize a hora do dia que você acompanhou e tente categorizar todas as suas atividades. Em seguida, faça alguns cálculos básicos para determinar a porcentagem de tempo gasto em cada atividade. O objetivo aqui é encontrar as áreas em que você passa muito tempo. As categorias a serem consideradas são: email, telefonemas, reuniões, pausas, recados e outras tarefas improdutivas.
3. Use a técnica Pomodoro.
A técnica Pomodoro é um método popular de gerenciamento de tempo que envolve definir um cronômetro por 25 minutos enquanto você se concentra em uma tarefa específica e, em seguida, fazer uma pequena pausa de 5 minutos antes de iniciar a próxima tarefa.
O registro de horas ajudará você a ver onde está gastando muito tempo e muito pouco tempo. Em seguida, você pode começar a definir metas semanais e diárias para os pomodoros que gasta em cada categoria. Por exemplo, limite-se a 10 pomodoros por semana, verificando seu e-mail. Mas defina uma meta de atingir 30 pomodoros trabalhando em seus sistemas de marketing.
4. Aplique a regra 80/20.
Uma maneira eficaz de determinar onde você deve gastar mais tempo é a regra 80/20. A regra 80/20 diz basicamente que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Portanto, seu trabalho no gerenciamento eficaz do tempo é aumentar a quantidade de tempo que você gasta todos os dias e semanas nessa categoria de 20% em que você obterá os melhores resultados em seus negócios (e menos tempo em qualquer outro lugar). Como é um processo, continue aplicando-o toda semana até ter uma ideia muito clara de onde você pode obter o máximo de economia por seus minutos.
5. Delegue, mas não abdique.
Obviamente, ser um proprietário eficaz de pequenas empresas significa confiar em outras pessoas para ajudá-lo a realizar todo o trabalho. O principal da delegação é evitar “abdicar” - ou seja, você precisa evitar dar responsabilidades aos funcionários sem prepará-los e treiná-los efetivamente para a tarefa. Isso é imenso. Parte de fazer esse trabalho está contratando as pessoas certas, mas também requer tempo investido para treiná-las.
6. Evite seus funcionários.
Falando em funcionários, depois de treiná-los e trabalhar com eficiência, é hora de evitá-los o máximo possível. Os funcionários gastam seu tempo se você não tomar cuidado. Os funcionários “ruins” gastam seu tempo com problemas constantes (é melhor contratar os corretos e treiná-los bem), mas mesmo os funcionários “bons” desperdiçam seu tempo com suas tentativas bem-intencionadas de atrair sua atenção. Se você conseguir, sugiro que você configure seu escritório pessoal longe das principais áreas em que seus funcionários trabalham. Lembre-se: seu trabalho como proprietário de uma pequena empresa é muito diferente do trabalho de seus funcionários - e isso não tem nada a ver com estrelismo.
O tempo é finito. Saber otimizá-lo é um diferencial que você terá como pessoa e como empresário. Boa sorte!
